Direktversicherung

Steuerliche Besonderheiten und Fallstricke bei einer Direktversicherung/ Barlohnumwandlung/ Gehaltsumwandlung

Die beliebteste Form der betrieblichen Altersvorsorge ist die Direktversicherung. Die Direktversicherung ist eine kapitalgedeckte Lebens-/Rentenversicherung, bei einem Versicherungsunternehmen, die der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer auf das Leben des Arbeitnehmers abschließt. Damit gehört die Direktversicherung wie die Pensionskasse und der Pensionsfonds zu den extern - außerhalb des Arbeitgeberunternehmens - abgesicherten und finanzierten Versorgungszusagen.

Im Gegensatz zu einer Rückdeckungsversicherung haben bei einer Direktversicherung der Arbeitnehmer und ggf. seine Hinterbliebenen ein direktes Bezugsrecht. Als Direktversicherung kommen folgende Vertragsarten in Betracht: 

• Kapitallebensversicherungen (Versicherungsleistung bei Ablauf der vereinbarten Laufzeit),
• Rentenversicherungen (Versicherungsleistung in Form einer Rente bei Ablauf der vereinbarten Laufzeit),
• kombinierte Risiko- und Kapitalversicherungen (Versicherungsleistung sowohl bei Tod als auch nach Ablauf der Laufzeit) und 
• Rentenversicherungen mit Kapitalwahlrecht (bei Ablauf der vereinbarten Laufzeit kann als Versicherungsleistung zwischen einer laufenden Rente oder einer einmaligen Kapitalzahlung gewählt werden).

Kapitalversicherungen werden nur anerkannt, wenn sie eine Laufzeit von mindestens fünf Jahren haben bzw. das Kapitalwahlrecht frühestens nach fünf Jahren ausgeübt werden kann. Diese Einschränkung gilt grundsätzlich auch, wenn die Versicherungsbeiträge erhöht werden. Eine steuerliche Begünstigung ist nur möglich, wenn die Restlaufzeit des Vertrages noch mindestens fünf Jahre beträgt. Grundsätzlich nicht als Direktversicherung anerkannt werden solche Lebensversicherungen, bei denen das typische Todesfallwagnis und bereits bei Vertragsabschluss das Rentenwagnis ausgeschlossen worden sind.

Die Direktversicherung gehört zwar zur betrieblichen Altersversorgung, tatsächlich kann jedoch der Arbeitnehmer im Rahmen der Höchstbeträge bestimmen, dass ein Teil seines vereinbarten Gehaltes in Form einer Direktversicherung zur Altersabsicherung genutzt wird. Aus diesem Grunde wird bei der Direktversicherung auch von einer Gehaltsumwandlung oder Barlohnumwandlung gesprochen. Die Beiträge, die der Arbeitgeber in die Direktversicherung entrichtet, gehören somit zum Arbeitslohn des Arbeitnehmers. Nach § 3 Nr. 63 EStG bleiben die Beitragszahlungen steuerfrei und nach § 14 SGB IV sozialversicherungsfrei, soweit diese im Kalenderjahr 8 % der Beitragsbemessungsgrenze West der gesetzlichen Rentenversicherung nicht übersteigen. Damit können Arbeitnehmer beispielsweise im Jahr 2024 maximal monatlich 8 % von 7.550 € und damit 604 € steuer und sozialversicherungsfrei in Form einer Direktversicherung anlegen.

Die grundsätzliche Überlegung ist hierbei, dass sich aus unversteuerten und sozialversicherungsfreien Geldern eine deutlich höhere Altersabsicherung anlegen lässt, als durch einen um Sozialversicherungsbeiträge und Steuern verminderten Zahlbetrag. In der Auszahlungsphase, beim Rentenbezug, unterliegen die Leistungen der Direktversicherung der sogenannten nachgelagerten Besteuerung nach § 22 Nr. 5 S. 1 EStG, d.h. diese Versorgungsleistungen werden zum Zeitpunkt der Auszahlung in vollem Umfang als sonstige Einkünfte zum persönlichen Einkommensteuersatz (entsprechend der Höhe des Einkommens/Steuertarif) versteuert. Mit Blick darauf, dass die Alterseinkünfte in der Regel deutlich niedriger sind als zum Zeitpunkt des vollen Erwerbs, ergibt sich hieraus per Saldo unter Umständen auch ein Steuervorteil.

Zusätzlich zu beachten ist jedoch, dass Leistungen aus einer Direktversicherung bei gesetzlich Krankenversicherten als Versorgungsbezüge zählen und damit nach § 229 SGB V kranken- und pflegeversicherungspflichtig sind.

Wichtig: Ist der Versicherte zum Zeit-punkt der Auszahlung privat krankenversichert, muss er keine Krankenversicherungsbeiträge zahlen. Im Gegensatz zum Bezug einer gesetzlichen Rente, muss der Versicherte in der Auszahlungsphase der Direktversicherung den vollen Beitragssatz zur Kranken und Pflegeversicherung selbst tragen. Dies ist oft eine böse Überraschung. Beträgt der Beitragssatz der Krankenversicherung beispielsweise 14,6 % und der Pflegeversicherung 2,8 %, so sind auf den Rentenbezug monatlich 17,4 % an Versicherungsbeiträgen zu leisten. Neben der anfallenden Einkommensteuer stellt dies eine zusätzliche Belastung dar.

Fallbeispiel: Bruttorente monatlich 400 €. Durchschnittliche Einkommensteuerbelastung gleich 20 % zuzüglich der Belastung mit Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen von 17,4 %. Dies führt zu Abzügen von 37,4 % (= rund 150 €) und damit zu einer monatlichen Nettorente von rund 250 €. Dies gilt es bei der Versorgungsplanung im Vorfeld zu kalkulieren.

Eine besondere Problematik ergibt sich, wenn der Arbeitnehmer zum Rentenbeginn von dem Wahlrecht oder Angebot der Einmalauszahlung Gebrauch macht. Die Arbeitgeber machen im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge häufig den Arbeitnehmern alternativ zur monatlichen Rentenzahlung ein Angebot, den Rentenanspruch gegen Zahlung eines Einmal-betrages abzufinden. Ob dies per Saldo attraktiv ist, hängt von der Höhe des Zahlbetrages und natürlich vom Gesundheitszustand der versicherten Person ab. Häufig macht es Sinn, den Einmalbetrag zu wählen, als weitere 15 Jahre zu warten, um in Teilbeträgen den gleichen Betrag zu erhalten. Hier kommt es auch auf die Leistungen zur Hinterbliebenenversorgung an. Dies ist im Einzelfall zu prüfen. Wichtig ist jedoch, dass beim Bezug eines Einmalbetrages auch dieser auf einmal in voller Höhe zu besteuern ist. Die für Entschädigungen steu-erlich günstige Fünftelregelung kann nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofes vom 20.09.2016 (X R 23/15, BStBl 2017 II S. 347) nicht angewendet werden, da die Zusam-menballung der Einkünfte durch eine monatliche Rentenzahlung vermeidbar gewesen wäre und die Kapitalauszahlung in Form der Einmalzahlung als ein Wahlrecht vertragsgemäß erfolgt. Zur Frage, was bleibt von der Einmalzahlung übrig, ist das Jahreseinkommen im Jahr der Kapitalauszahlung und der damit verbundene Steuersatz von Bedeutung.

Äußerst ungünstig ist ein Bezug einer Arbeitnehmerabfindung wegen Verlust des Arbeitsplat-zes und einer Abfindung der Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung in einem Steuerjahr. Dies kann zu einer deutlichen aber vermeidbaren Steuermehrbelastung von meh-reren 1.000 € führen. Es ist leicht nachzuvollziehen, dass bei einer Auszahlungssumme von 50.000 € jeder um ein Prozent höhere Durchschnittssteuersatz zu einer steuerlichen Mehrbe-lastung von 500 € führt. Es kommt also darauf an, ob die durchschnittliche Steuerbelastung beispielsweise bei 28 % oder 42 % liegt. Ein finanzieller Unterschied bzw. eine steuerliche Mehrbelastung von (14 % von 50.000 €) 7.000 €! Hier gilt es im Vorfeld entsprechende Be-rechnungen anzustellen und gegebenenfalls gestalterische Maßnahmen zur Steuerminimierung im Auszahlungsjahr zu nutzen. Darüber hinaus werden auch bei der Einmalauszahlung Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung für gesetzlich Versicherte fällig. Als Bemessungsgrundlage gelten 1/120 der gesamten Kapitalleistung für den monatlichen Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag, der dann insgesamt zehn Jahre lang (120 Monate) vom Ver-sicherten zu leisten ist. Fallbeispiel: Kapitalabfindung = 50.000 €, Zahlung von 120 Monaten 17,4 % (KV und PV Beitrag) auf 50.000/120 = 416,66 € = 72,49 € monatlicher Beitrag.

Hinweis: Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Beitragszahlung in eine Direktversicherung nach § 3 Nr. 63 EStG ist, dass die Auszahlung der zugesagten Versorgungsleistung in Form einer lebenslangen Rente oder eines Auszahlungsplans mit anschließender lebenslanger Teilkapitalverrentung gemäß § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 AltZertG vorgesehen ist. Liegt diese Voraussetzung bei einer selbstständigen Berufsunfähigkeitsversicherung vor, wird auch diese vom Anwendungsbereich des § 3 Nr. 63 EStG erfasst.

Sonderregelung: Der Arbeitnehmer kann nach § 1a Abs. 3 BetrAVG verlangen, dass die Voraussetzungen für eine Förderung nach § 10a EStG oder § 79 ff. EStG erfüllt werden. In diesem Fall weist die Direktversicherung den Arbeitnehmer als Versicherungsnehmer aus und die Beiträge werden vom Arbeitnehmer freiwillig aus bereits versteuertem und sozialversichertem Einkommen eingezahlt. In diesem Fall besteht die Möglichkeit des Sonderausgabenabzugs nach den Regelungen des § 10a EStG oder der Förderung nach den Regelungen § 79 EStG (Riester-Zulage).

Hinweise zu Altverträgen (Vertragsabschluss vor dem 01.01.2005): Die bis jetzt beschriebenen Regelungen gelten für Direktversicherungen, die nach dem 31.12.2004 abgeschlossen wurden. Für Direktversicherungen die vor dem 01.01.2005 abgeschlossen wurden, gelten besondere Besteuerungsregelungen. Mit der Neuregelung der Besteuerung von Alterseinkünften nach dem Alterseinkünftegesetz vom 09.07.2004, das zum 01.01.2005 in Kraft getreten ist, erfolgte ein Systemwechsel in der Besteuerung der Alterseinkünfte in der Ansparphase (Sonderausgabenabzug, Betriebsausgabenabzug) und der Leistungsphase (Besteuerung beim Leistungsempfänger). Es erfolgt ein Übergang von der sogenannten vorgelagerten Besteuerung (versteuerte Zahlungen in der Ansparphase) zur nachgelagerten Besteuerung (Versteuerung der Zahlungen in der Leistungsphase). Um Härten zu vermeiden, erfolgten Regelungen zur Besitzstandswahrung (Fortführung der Altverträge nach dem bis zum 31.12.2004 geltenden Regelungen) und Übergangsregelungen (steigender Sonderausgabenabzug bei den Vorsorgeaufwendungen und steigender Besteuerungsanteil bei den Renteneinkünften), die bis zum Jahre 2040 greifen.

Mit Bezug auf die Direktversicherung bedeutet dies, dass die frühere Pauschalierungsmöglichkeit für Beitragszahlungen in die Direktversicherung nach § 40b EStG für Altverträge, die vor dem 01.01.2005 abgeschlossen wurden, wahlweise weiter fortgeführt werden konnten. Die Einzahlungen des Arbeitgebers/Arbeitnehmers in eine Direktversicherung konnten bei den Altverträgen gemäß § 40b EStG mit 20 % pauschal besteuert werden. Ist dies bis zum Auszahlungszeitpunkt vollumfänglich so erfolgt, so unterliegen die Rentenbezüge nur mit ihrem Ertragsanteil der Besteuerung. Der Ertragsanteil ergibt sich aus der Tabelle gemäß § 22 Nr. 1 S.3, Buchstabe a, Doppelbuchstabe bb EStG. Bei Rentenbeginn mit Vollendung des 65. Lebensjahres beträgt der Ertragsanteil (Besteuerungsanteil) nur 18 %. Damit fließen nur 18 % des Rentenbezugs in die Besteuerung ein. Erfolgt die Auszahlung als Kapitalauszahlung in Form eines Einmalbetrages und läuft die Versicherung länger als zwölf Jahre, so ist die Auszahlung in voller Höhe steuerfrei.

Wichtig: In der Praxis, kann es vorkommen, dass die Ansparungen der Versicherungsbeiträge bis zum Jahre 2005 pauschal versteuert wurden, danach nicht versteuert und gegebenenfalls durch Verlust des Arbeitsplatzes auch Beiträge durch den Arbeitnehmer aus versteuerten Entgelten selbst gezahlt wurden. Dies erfordert eine besondere Aufteilung des Auszahlungsbetrages in verschiedene Besteuerungsgruppen entsprechend dem Einzahlungsverlauf durch den Versicherer im Auszahlungsfall. Dies ist im Einzelfall dann zu überprüfen. Eine pauschale Aussage zu diesen Vertragsverläufen kann nicht gegeben werden.

Fazit: Die Direktversicherung bietet für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, vom Arbeitgeber eine betriebliche Altersvorsorge zu verlangen, auch wenn dieser hierfür keine Aufwendungen tätigen möchte. Der Arbeitnehmer spart damit die anteiligen SV-Beiträge und Steuern oder er finanziert die Beiträge aus bereits versteuerten Entgelten und nimmt hierfür die Riesterförderung oder den Sonderausgabenabzug in Anspruch.

Vorteilhaft für den Arbeitnehmer ist die freie Wahl der Versicherung und die Möglichkeit aus sozialversicherungs- und steuerfreiem Entgelt ein Vermögen zur Alterssicherung zu schaffen. Kritisch ist anzumerken, dass bei Verwendung von sozialversicherungsfreiem Entgelt in Form einer Gehaltsumwandlung, also Kürzung des vereinbarten Arbeitsentgeltes zu Gunsten der Direktversicherung, die Ansprüche auf Altersrente, Arbeitslosenversicherung und Krankengeld bei gesetzlich Pflichtversicherten entsprechend geringer sind. Für den Arbeitnehmer ist es aus diesem Grunde vorteilhaft, wenn der Arbeitgeber einen eigenen Beitrag zur Direktversicherung leistet. Der Arbeitnehmer kann den Versorgungsvertrag auf einen anderen Arbeitgeber beim Arbeitgeberwechsel übertragen. Nachteilig ist, dass die Leistungen aus der Direktversicherung zu Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen führen, soweit der Arbeit-nehmer gesetzlich krankenversicherungspflichtig ist.

Stand März 2024

Fahrtenbuch: 

Lohnt es sich und wann wird es von der Finanzverwaltung anerkannt?

Bei Fahrzeugen, die überwiegend betrieblich oder beruflich genutzt werden, kann es erhebliche finanzielle Vorteile bringen, wenn ein Fahrtenbuch geführt wird. Um dies abzuprüfen ist eine Vergleichsrechnung zwischen der 1%-Regelung (soweit diese zulässig ist) und der Ermittlung der tatsächlichen Aufwendungen durchzuführen. 

Beispiel:

Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung nach der 1%-Regelung:

Anhand dieser Beispielrechnung ist leicht zu erkennen, dass bei einer Privatnutzung von weniger als 40 % der Einzelkostennachweis günstiger ist. Steuern sparen kann man bei einer deutlich geringeren Privatnutzung. 

Ein Beispiel hierzu:

Bei 6.000 privat KM = 20 % - privater Kostenanteil:                  2.077,00 €

Bei der 1%-Regelung                                                                 4.200,00 €

Minderung des zu versteuernden Einkommens um:                  2.123,00 €

Steuervorteil bei einem Grenzsteuersatz von 35 %                       743,00 €

Bei Arbeitnehmern oder sonstigen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten kann durch die Führung des Fahrtenbuches nicht nur die Steuer (ESt, SolZ, KiSt) sondern auch die Sozialversicherung von rund 40 % (Arbeitgeber und Arbeitnehmeranteil) gespart werden. So könnte die Gesamtersparnis im vorliegenden Fall 75 % von 2.077 € = 1.557,75 € betragen. 

Es lohnt sich damit nicht nur für Unternehmer und Selbständige sondern auch für Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nutzen, die Besteuerung der Privatnutzung regelmäßig zu überdenken. 

An die Führung eines Fahrtenbuchs stellt die Finanzverwaltung strenge Anforderungen. Wird das Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung verworfen, bleibt es bei der Anwendung der 1%-Regelung.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:

• Das Fahrtenbuch muss gebunden sein. Nachträgliche Änderungen und Eintragungen müssen erkennbar sein. Fahrtenbücher in Form von Excel-Tabellen oder sonstigen EDV-Aufzeichnungen scheiden damit aus. Elektronische Fahrtenbuchschreiber sind zulässig, soweit diese im Fahrzeug fest installiert und nicht manipulierbar sind.
• Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Zeitnah bedeutet in der Praxis, die Eintragung erfolgt am Ende einer jeden Fahrt. In den Zeiten, wo auf jeder Tankquittung das Datum und die Uhrzeit stehen, müssen die Fahrten vollständig und fortlaufend eingetragen werden.

Daten: 

Die gefahrene Strecke wird dann jeweils in einer Rubrik als Geschäftsfahrt, Fahrt zur Arbeitsstätte oder reine Privatfahrt deklariert. Bei reinen Privatfahrten ist es nicht erforderlich das Fahrtziel und Infos zum Fahrtziel anzugeben. Hier genügt dann der Eintrag „Privatfahrt“. 

Es ist zu empfehlen, jedes Kalenderjahr mit einem neuen Fahrtenbuch zu beginnen, damit das alte Fahrtenbuch zum Zwecke der Ermittlung der Summe der Geschäfts- und Privatfahrten aus dem Fahrzeug genommen und ggf. dem Finanzamt zugesendet werden kann. 

Besonders praktisch und komfortabel ist die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuches. Hierzu bieten verschiedene Anbieter Lösungen an. Das Fahrtenbuch wird direkt vom Kfz über die dort vorliegende Elektronik manipulationsicher geführt und die Daten können dann über den PC oder das Handy zeitnah ergänzt werden.

Dieter P. Gonze, Steuerberater

8.5.2017

Höherer monatlicher Nettolohn, Steuerklassenwahl, Eintragen von Freibeträgen

Die Höhe des Lohnsteuerabzugs bei der Lohn und Gehaltsabrechnung und Maßnahmen zur Vermeidung von finanziellen Verlusten für Arbeitnehmer!

Die monatliche Lohnsteuerbelastung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Arbeitnehmern, ist neben den Sozialversicherungsbeiträgen und sonstigen Abzügen, entscheidend für die Höhe des monatlich verbleibenden Nettolohns eines Arbeitnehmers. Ein fehlerhafter, oder wegen versäumter Geltendmachung von monatlichen Freibeträgen zu hoher monatlicher Lohnsteuerabzug, hat teilweise irreparable Auswirkungen. Ist der monatliche Lohnsteuerabzug zu niedrig, führt dies im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung (Abgabe einer Einkommensteuererklärung / Pflichtveranlagung) zu einer Steuernachforderung durch das Finanzamt. Ist der monatliche Lohnsteuerabzug zu hoch, führte dies im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung (ggf. Freiwillige Abgabe einer Einkommensteuererklärung / Antragsveranlagung) zu einer Steuererstattung durch das Finanzamt. Insoweit können Fehler beim monatlichen Lohnsteuerabzug mit Blick auf die Belastung mit Lohn/Einkommensteuer, dem Solidaritätszuschlag und einer etwaigen Kirchensteuer, durch Abgabe einer Einkommensteuererklärung im Nachhinein vollständig beseitigt werden. -

Ganz anders sieht dies bei Leistungen anderer Leistungsträger aus, die sich ausschließlich am monatlichen, oder am durchschnittlich monatlichen Nettolohn eines Arbeitnehmers orientieren. Hier kommt es in vielen Fällen zu finanziellen Verlusten bei einem zu hohen monatlichen Lohnsteuerabzug. Beispiel: ein Leistungsträger zahlt im Leistungsfall 60 % des bisherigen Nettolohns. Beträgt der Nettolohn monatlich 1000 €, werden vom Leistungsträger monatlich 600 € gezahlt. Wäre der Nettolohn, unter Berücksichtigung der richtigen Steuerklasse und möglicher Freibeträge monatlich 1200 €, so würde der Leistungsträger im Beispielfall monatlich 720 € bezahlen. Ein finanzieller Nachteil bei 12 Monaten von 1440 € der auch nicht durch Abgabe einer Einkommensteuererklärung ausgeglichen werden kann, da sich der Leistungsträger in vielen Fällen am monatlichen Nettoeinkommen nach der Lohngehaltsabrechnung und nicht am Jahreseinkommen auf Grundlage eines Einkommensteuerbescheides orientiert. -

Um welche Leistungen / Leistungsträger kann es sich denn hier im konkreten Einzelfall handeln?

Hier kommen in der Praxis eine Vielzahl unterschiedlicher Leistungsträger infrage. Wichtig: Es ist in jedem Einzelfall zu prüfen, ob bei absehbarem Leistungsanspruch des Arbeitnehmers, bereits mit dem jetzigen monatlichen Nettolohn der Höchstbetrag möglicher Leistungen erreicht wurde. Ist dies nicht der Fall, sollten mit steuerlich fachkundigem Rat alle Möglichkeiten ausgelotet werden. Nun einige Beispiele für mögliche Leistungsträger: Beginnen wir mit der Bundesanstalt für Arbeit, die das Arbeitslosengeld im Leistungsfall bezahlt und sich hierbei am bisherigen monatlichen Nettolohn des Arbeitnehmers orientiert. Das gleiche gilt für gewährte Unterstützungsgelder / Überbrückungsgelder und das Krankengeld der gesetzlichen Krankenversicherung und auch das Krankentagegeld privat versicherter Arbeitnehmer. Auch die Höhe des Elterngeldes ist von der durchschnittlichen Höhe des monatlichen Nettoeinkommens des Elternteils/ Arbeitnehmers abhängig. Der monatliche Nettolohn bildet in vielen Vereinbarungen/Verhandlungen bei der Gewährung von Beihilfen, der Vereinbarung von Arbeitnehmerabfindungen und Überbrückungsgelder bis zum Renteneintritt, eine entscheidende Rolle. Auch Schadensersatzleistungen, die an einen Arbeitnehmer geleistet werden müssen, der ganz oder teilweise in seiner Arbeit eingeschränkt ist und einen Schadensersatzanspruch gegenüber einem Dritten hat, orientieren sich in den meisten Fällen am monatlichen Nettoeinkommen. Dass das durchschnittliche monatliche Nettoeinkommen sich, zu mindestens rechnerisch, nach Erhalt einer hohen Steuererstattung durch Abgabe der Einkommensteuerjahreserklärung erhöht, hilft am Ende nichts. In den meisten Fällen wird hieraus kein weiterer Anspruch auf höhere Leistungen gegenüber den genannten Leistungsträgern im Nachhinein begründet.-

Welche Faktoren sind nun für den monatlichen Abzug von Lohnsteuer, dem Solidaritätszuschlag und der Kirchensteuer maßgeblich?

Viele Arbeitnehmer werden sich noch an die alte Lohnsteuerkarte erinnern. Diese beinhaltete alle Informationen für den Arbeitgeber zur Berechnung des monatlichen Lohnsteuerabzugs. Mit Wirkung zum 1. Januar 2013 wurde diese Lohnsteuerkarte durch die sogenannte elektronische Lohnsteuerkarte abgelöst. Arbeitnehmer die eine Beschäftigung aufnehmen benötigen seit dieser Zeit keine Lohnsteuerkarte mehr, sondern es reicht die Angabe der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) beim Arbeitgeber. Die Steuer-ID erhält jeder in Deutschland gemeldete Bürger von seiner Wohnsitzgemeinde automatisch. Unter der persönlichen Steuer-ID des Arbeitnehmers werden beim Bundesamt für Finanzen alle relevanten Daten für den monatlichen Lohnsteuerabzug geführt. Der jeweilige Arbeitgeber kann dann auf diese Daten zugreifen, um diese bei der monatlichen Lohnsteuerabrechnung zu berücksichtigen. Die Daten werden in der Datenbank ELStAM (elektronische Steuerabzugsmerkmale) verwaltet. Welche Daten sind dort gespeichert? Hier die Aufzählung der wichtigsten Daten: Identifikationsnummer, Familienname, frühere Namen, Vornamen, Doktorgrad, Tag und Ort der Geburt, Geschlecht, Anschrift, zuständiges Finanzamt, Übermittlungssperren, Sterbetag, Religionsgemeinschaft sowie das Ein- und Austrittsdatum hierzu, Familienstand wie dem Tag der Begründung oder Auflösung, Identifikationsnummer des Ehegatten, Kinder mit ihrer Identifikationsnummer, Steuerklassen, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträge, Höhe der Beiträge für eine private Kranken und Pflegeversicherung u. A. Es stellt sich nun die Frage, wie diese Daten gepflegt/aktualisiert werden? Für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist das Wohnsitzfinanzamt des Steuerpflichtigen zum Zeitpunkt der Antragstellung zuständig. Die melderechtlichen Daten, wie die Änderung der Wohnanschrift, die Geburt eines Kindes, Heirat, die Kirchenzugehörigkeit etc. werden automatisch von der Meldebehörde (Ordnungsamt) der Wohnsitzgemeinde übermittelt. Bei neu verheirateten Arbeitnehmern wird hier automatisch die Steuerklassenwahl IV/V (4 /4) unterstellt. Die Änderung der Steuerklasse, die Eintragung besonderer Freibeträge etc. muss vom Steuerpflichtigen, oder besser seinem steuerlichen Berater, bei dem zuständigen Finanzamt beantragt werden. Hierzu hält das Bundesamt für Finanzen unter www.formulare-bfinv.de entsprechende Formulare bereit (Antrag auf Lohnsteuerermäßigung, Antrag auf Änderung der Steuerklasse bei Ehegatten). Zugriff auf die Datenbank haben das zuständige Wohnsitzfinanzamt, der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer, der die Daten zu Kontrollzwecken überprüfen kann.

Welche konkreten Dinge sind nun für die Höhe des monatlichen Lohnsteuerabzugs entscheidend?

Beginnen wir mit der Steuerklasse. Ledige Arbeitnehmer erhalten die Steuerklasse I. Das gleiche gilt für verheiratete Arbeitnehmer die sich vor dem 1. Januar des laufenden Jahres von ihrem Ehepartner/Lebenspartner getrennt haben, oder wenn der Ehegatte im Ausland lebt, oder bereits seit mehr als einem Jahr verstorben ist. Alleinstehende / alleinerziehende Arbeitnehmer mit einem Kind (im steuerlichen Sinne) erhalten die Steuerklasse II. Die Steuerklasse II berücksichtigt den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende und führt damit zu einem niedrigeren monatlichen Lohnsteuerabzug, bzw. höheren monatlichen Nettolohn als die Steuerklasse I. Bei Ehegatten/eingetragene Lebenspartner bestehen Wahlmöglichkeiten bei der Steuerklasse, die für die Höhe des monatlichen Nettolohnes entscheidend sind. Ehegatten (ebenso eingetragene Lebenspartner) können zwischen der Steuerklassenkombination IV/IV (4/4) und III/V (3/5) wählen. Die Steuerklasse III, die Steuerklasse mit dem geringsten Lohnsteuerabzug, wird auf Antrag für einen Ehegatten bei Wahl der Ehegatten Zusammenveranlagung ausgestellt. Der Regelfall ist hier, der alleinverdienende Ehegatte, der mit der Steuerklasse III beide Grundfreibeträge der Ehegatten steuermindernd berücksichtigt und damit mit einem deutlich geringeren Lohnsteuerabzug als bei der Steuerklasse IV belastet wird. Soweit der andere Ehegatte auch Arbeitnehmereinkünfte erzielt, erhält dieser die Steuerklasse V. Dies macht nur Sinn, soweit die Ehegatten Einkünfte aus Arbeitslohn deutlich differieren. Das bedeutet, dass ein Ehegatte ein deutlich höheres Arbeitnehmereinkommen erzielt als der andere. Der Ehegatte, mit dem deutlich höheren Monatslohn, erhält demgemäß die Steuerklasse III und der andere Ehegatte die Steuerklasse V. Die Steuerklasse V führt grundsätzlich, systembedingt, zum falschen Lohnsteuerabzug. Dieser wird dann im Rahmen der Pflichtveranlagung zur Einkommensteuer durch die Einkommensteuerveranlagung ausgeglichen. In der Praxis bedeutet dies eine Steuernachzahlung oder eine Steuererstattung. Tipp: Droht dem Arbeitnehmer-Ehegatten mit der Steuerklasse V Arbeitslosigkeit oder ist er von einer wahrscheinlich länger andauernden Krankheit betroffen, so sollte hier frühzeitig auf eine günstigere Steuerklasse (III oder IV) gewechselt werden, um die höchstmögliche Nettolohnentschädigung zu bekommen. Soweit die Ehegatten über ein annähernd gleich hohes Einkommen aus Arbeitslohn verfügen, ist die Steuerklasse IV (4) zu empfehlen. Die Steuerklasse IV ist mit dem Lohnsteuerabzug der Steuerklasse I identisch. Interessant ist auch die Wahl der Steuerklasse IV / Faktor für beide Ehegatten. In diesem Fall wird der Lohnsteuerabzug unter Berücksichtigung der unterschiedlich hohen Einkünfte der Arbeitnehmer anteilig berechnet. Der Faktor wird durch das Wohnsitzfinanzamt ermittelt und eingetragen. Ein hohes Nachzahlungsrisiko für den Bürger, wie bei der Steuerklassenkombination III/V wird hierdurch vermieden. Auch fühlen sich die Ehegatten / Lebenspartner bei dieser Lohnsteuerklassenwahl in Bezug auf ihre Lohnbesteuerung gerechter behandelt. Auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums (bmf-steuerrechner.de) kann die Faktorberechnung für gemeinsam veranlagte Ehepartner, Lebenspartner nachvollzogen werden. Wichtig: Auch bei der Wahl des Faktorverfahrens besteht die Verpflichtung zur Abgabe einer jährlichen Einkommensteuererklärung. Sehr viel Konfliktpotenzial entsteht, wenn bisher zusammenveranlagten Ehegatten sich im Laufe des Jahres getrennt haben. Ab dem 1. Januar des Folgejahres nach der Trennung ist nur noch die Steuerklasse I möglich. Ist die Trennung dem Finanzamt nicht bekannt und erfolgt auch pflichtwidrig keine Mitteilung an das Finanzamt, so kommt es in der Praxis vor, dass automatisch weiterhin für einen Ehegatten die Steuerklasse III bei der Lohnabrechnung berücksichtigt wird. Dies führt im Nachhinein zu erheblichen Steuernachzahlungen und Streitigkeiten zwischen den Ehegatten im Rahmen ihrer Trennung. Insoweit ist es sinnvoll bereits im Trennungsfall die Steuerklassenwahl möglich einvernehmlich zu klären. Die Steuerklasse VI (6) erhalten die Arbeitnehmer für ein weiteres Arbeitsverhältnis. Darüber hinaus findet die Steuerklasse VI Anwendung, soweit dem Arbeitgeber keine Lohnsteuerabzugsmerkmale vorgelegt/übermittelt wurden. Auch in diesem Fall besteht für den Arbeitnehmer die Verpflichtung zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung. Die steuerliche Berücksichtigung von Kindern die im Laufe des Jahres geboren werden führt zu einer geringeren Belastung mit dem Solidaritätszuschlag und der Kirchensteuer. Auch hier kann ein zeitnaher Nachtrag zu einem höheren monatlichen Durchschnittsnettoeinkommen führen. An dieser Stelle der neutrale Hinweis, dass auch die Kirchenzugehörigkeit insbesondere beim absehbaren Erhalt von hohen Arbeitnehmererfindungen für das verbleibende Nettoeinkommen bedeutsam ist.

Bisher bei der monatlichen Lohnsteuerabrechnung nicht berücksichtigte Freibeträge können durch die Stellung eines Antrages auf Lohnsteuerermäßigung berücksichtigt werden. Hierbei kann es sich um Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen, Verluste aus anderen Einkunftsarten oder beispielsweise dem Körperbehindertenfreibetrag handeln.

Fazit: Die Überprüfung der Steuerklasse und die frühzeitige Berücksichtigung von steuermindernden Sachverhalten durch die Nutzung von Freibeträgen beim Lohnsteuerabzug, macht in jedem Fall Sinn, wenn erwartete Leistungen anderer Leistungsträger sich am monatlichen Nettoeinkommen orientieren und hierbei die Höchstbeträge noch nicht ausgeschöpft sind. Wird dies außer Acht gelassen, entstehen im Einzelfall erhebliche finanzielle Nachteile.

Dieter P. Gonze, Steuerberater

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25. September 2017  

Steuerfreie Familienförderung duch den Arbeitgeber

Der Gesetzgeber hat in einer Reihe von Vorschriften dem Arbeitgeber ermöglicht steuer- und sozialversicherungsfreie Leistungen zum Wohle seiner Arbeitnehmer und deren Angehörige zu erbringen.

Grundvoraussetzung für solche Leistungen ist es, dass für diese kein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers besteht und sie damit zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht werden (BMF v. 05.02.2020 - IV C 5 - S 2334/19/10017 :002). Die Leistungen dürfen nicht auf den Arbeitslohn angerechnet werden und eignen sich damit für Arbeitgeber hervorragend um einmalige oder zeitlich befristete Zusatzvergütungen zur Motivation des Arbeitnehmers zu gewähren. Die Unterlagen zu den Arbeitgeberleistungen müssen bei den Lohnunterlagen mitgeführt und belegt werden.

Um welche Möglichkeiten handelt es sich hier im Einzelnen? Starten wir mit den „Leistungen für Kinder". Aufwendungen für die Unterbringung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen kann der Arbeitgeber zu 100% und in unbegrenzter Höhe steuerfrei übernehmen (§ 3 Nr. 33 EStG). Dies umfasst die Aufwendungen für die Unterbringung, Betreuung und Verpflegung des Kindes. Es spielt hierbei keine Rolle, ob die Unterbringung und Betreuung in betrieblichen oder außerbetrieblichen Kindergärten oder vergleichbare Einrichtungen wie Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagspflegestellen erfolgt. Die Einrichtung muss zur Unterbringung und Betreuung von Kindern geeignet sein. Die alleinige Betreuung im Haushalt, z. B. durch Kinderpflegerinnen, Hausgehilfinnen oder Familienangehörige, genügt nicht. Leistungen zur Übernahme von Beförderungskosten oder zur Vermittlung von Lerninhalten (Unterricht) gehören nicht zu den hier begünstigten Aufwendungen.

Die Leistungen des Arbeitgebers bleiben bis zur Einschulung des Kindes steuerfrei (vergl. LStR 2015 R 3.33 Abs. 3 Satz 4). Für die kurzfristige Betreuung eines Kindes für das Kindergeld gewährt wird und dass das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet hat oder wegen einer geistigen oder seelischen Behinderung außerstande sind sich selbst zu unterhalten, können vom Arbeitgeber bis zu 600 € im Jahr steuerfrei gezahlt werden (§ 3 Nr. 34a Buchstabe b EStG). Voraussetzung ist hier, dass die Betreuung beruflich veranlasst ist. Typischer Fall ist, die Betreuung eines erkrankten Kindes, das wegen der Berufstätigkeit des Arbeitnehmers nicht von diesem betreut werden kann. Die Betreuung kann auch im Haushalt des Arbeitnehmers durch eine hierzu beauftragte Person stattfinden. Der Höchstbetrag von 600 € für die Arbeitgeberleistungen an den Arbeitnehmer gilt unabhängig von der Zahl der tatsächlich betreuten Kinder.

Pauschale Zahlungen des Arbeitgebers an ein Dienstleistungsunternehmen, das sich verpflichtet, alle Arbeitnehmer des Auftraggebers kostenlos in persönlichen und sozialen Angelegenheiten zu beraten und zu betreuen, beispielsweise durch die Übernahme der Vermittlung von Betreuungspersonen für Familienangehörige, sind nach den Lohnsteuerrichtlinien 2015 (LStR 2015 R 19.3 Abs. 2 Nr. 5) steuerfrei möglich.

Auch individuelle Beratungs- und Vermittlungsleistungen eines Dienstleistungsunternehmens, das den Arbeitnehmer hinsichtlich der Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen berät oder hierfür Betreuungspersonen vermittelt (§ 3 Nr. 34a Buchstabe b EStG) können vom Arbeitgeber steuerfrei – ohne Betragsgrenze - ersetzt werden. Die Pflegebedürftigkeit des Angehörigen ist im Einzelfall nachzuweisen. Ein bestimmter Pflegegrad ist an die Gesetzesvorschrift nicht geknüpft, insoweit sollte hier auch ein Attest des Hausarztes reichen.

Neben den beschriebenen Vergünstigungen für Kindern und Pflegebedürftige können Arbeitgeber auch steuerfreie Förderungen zur Gesundheitsförderung ihrer Arbeitnehmer erbringen (§3 Nr. 33 EStG). Dies umfasst alle betriebliche Maßnahmen zur Gesundheitsförderung bis zu 600 € (bis 2019: 500 €) je Arbeitnehmer und Kalenderjahr. Begünstigt sind Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung, die hinsichtlich ihrer Anforderungen der §§ 20 und 20a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch entsprechen. Hierunter fallen die Maßnahmen auf Grundlage der gesundheitsfachlichen Bewertungen der Krankenkassen. Es spielt hierbei keine Rolle, ob der Arbeitgeber die gesundheitlichen Fördermaßnahmen in seinem Betrieb durchführt oder die Maßnahmen externer Anbieter finanziell unterstützt. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass entsprechende Nachweise bei den Lohnunterlagen geführt werden. Dies sind beispielsweise Bescheinigungen über die Teilnahme an einer von den Krankenkassen anerkannten Maßnahme.

Nicht begünstigt sind die Mitgliedsbeiträge der Sportvereine und die Beiträge für Nutzung von Fitness-Studios. Teilnahmegebühren für gesundheitsfördernde Kurse (Beispiel Rückenschule) der Fitnessstudios sind jedoch begünstigt. Zu den typischen steuer- und sozialversicherungsbegünstigten Maßnahmen gehören anerkannte gesundheitsfördernde Kurse wie Gymnastik, Rückenschule, Yoga, Pilates u.a. , Massagen, Maßnahmen zur Stressbewältigung, Entspannung, Gesundheitsvorsorge, Aufwendungen für Schutzimpfungen und Vorsorgeuntersuchungen soweit diese nicht ohnehin von der Krankenkasse getragen werden und Maßnahmen zur Suchtprävention, Suchtbekämpfung und Verbesserung der Ernährung (Ernährungsberatung, Raucherentwöhnungskurs). Die Maßnahmen liegen im beiderseitigen Interesse und sind insbesondere bei älteren Mitarbeitern geeignet, Arbeitsausfallzeiten aufgrund von gesundheitlichen Störungen wegen Bewegungsmangel etc. zu vermeiden.

Wird der Höchstbetrag von 600 € (bis 2019: 500 €) für eine geplante Maßnahme (Beispiel: Massageangebot im Betrieb zur Vermeidung stressbedingter Arbeitsausfälle) überschritten, so ist zu prüfen, ob die Maßnahmen nicht überwiegend im Eigeninteresse des Unternehmens liegt und somit dem Grunde nach bereits nicht dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabzug zu unterziehen sind, sondern steuermindernde Betriebsausgaben darstellen. Wie so oft sind die steuerlichen Möglichkeiten in ihrer Gesetzesdarstellung unübersichtlich und für den Laien nicht leicht verständlich.

aktualisiert: Januar 2020